الإدارة العامة للشؤون الإدارية والمالية

تم تحديد إختصاصات الإدارة العامة للشؤون الإدارية والمالية بموجب قرار السيد رئيس الهيئة رقم 42 لسنة 2017 والخاص بالتنظيم الداخلي للهيئة وفروعها

وتباشر الإدارة العامة مهامها من خـــلال الإدارات الآتيـــــة:-

اولاً: إدارة المــــوارد البشريـــــة :-

وتختـــــــــص بمايلــــــــــــي :-

•  مسك السجلات والملفات الشخصية للعاملين بالهيئة ومتابعتها والمحافظة على سريتها.
• اتخاذ كافة الإجراءات المتعلقة بالشؤون الوظيفية للأعضاء والموظفين العاملين بالهيئة وفروعها.
• اقتراح الملاك الوظيفي ودراسة احتياجات الهيئة من الموظفين بالتنسيق مع الإدارات والفـــــروع التابعــــــــة للهيئـــــــة.                                                                         
• إعداد سجل الأقدميــــة للأعضــاء والموظفين.
• تكوين قاعدة للبيانات الشخصية والوظيفة للأعضاء والموظفين وحركة نقلهم داخل الهيئة ذلك مما يتطلبه العمل والاستفادة من تطبيقات التقنية الحديثة في هذا المجال بالتنسيق مع مكتب التوثيق وتقنية المعلومات بالهيئة.
• إخطار إدارة الشؤون المالية بأي استحقاقات مالية للعاملين بالهيئة.
• حفظ الملفات الشخصية للأعضاء والموظفين واستكمال بيانات وإعداد بطاقات التعاريف الخاصة بهم.
• ضبط حضور وانصراف العاملين بالهيئة وفقاً للوسائل المعدة لذلك.
• إعداد الوصف والتوصيف الوظيفي بالاستحقاقات المالية للوظائف المدرجة بالملاك الوظيفي.
• تقديم الخدمات الطبية والصحية للعاملين بهيئة الرقابة الإدارية بأحسن الطرق وأيسرها.
• إعداد قوائم بالعاملين بالهيئة لتضمن قاعدة بيانات كاملة مع أسرهم وتخزينها بمنظومة خاصة للرجوع إليها عند طلب من قبل الشركة المتعاقد معها بخصوص التأمين الصحي.
• التنسيق مع الشركة المتعاقد معها للحصول على جدول بين مزايا الخدمات  المقدمة للهيئة والعاملين بها وسقف كل فرد من حيث المبلغ المخصص له في التأمين طول السنة وكشف كامل يبين العيادات والمصحات المتعاقد معها بالداخل والخارج على أن تسلم نسخة من ذلك لكل من شملهم التأمين من أعضاء وموظفي الهيئة وذويهم ،مرفق ببطاقة التأمين الخاصة بكل منهــــم.
• ضرورة الإلمام التام بشركة الخدمات الطبية التي ستخصصها شركة التأمين المتعاقد معها لتقديم الخدمات لأعضاء وموظفي الهيئة ومدى قدرتها في تأمين الخدمات المطلوبة في الداخل والخارج.
• تلقي الشكاوى التي تقدم من أعضاء وموظفي الهيئة في حالة عدم التزام الشركة المتعاقد معها بتقديم الخدمات المطلوبة واتخاذ اللازم حيالها.
• وتباشر مهامهـــــا من خلال الأقسام التاليـــــــة:-
  • قسم شـــؤون الأعضــاء والموظفــــــــــين.
  • قسم الرعايـــــــة الصحيـــــــــــــــــــة.

ثانياً: إدارة الشـــؤون الإداريـــــــة :-

وتختـــــــــص بمايلــــــــــــي :-

• القيام بأعمال المحفوظات والمراسلات بالهيئة وتنظيمها بما يضمن سلامة قيدها وتداولها والرجوع إليها.
• الإشراف على أعمال المناوبة والحراسات والمحافظة على مباني الهيئة وأعمال الصيانة  الدوريـــة لهـا.
• القيام بأعمال الطباعة والسحب والتصوير وأعمال البرق الآلي والمقسمات الهاتفية وتنظيم استعمالها ومتابعة تشغيلها ،والقيام بأعمال الصيانة اللازمة لها.
• الإشراف على استعلامات الهيئة وحركة الدخول والخروج من وإلي مقر الهيئة.
• تنظيم وسائل النقل التابعة للهيئة والمحافظة عليها وصيانتها وتوفير قطع الغيار اللازمة لها ومسك السجلات والبطاقات الخاصة بها وتنظيم استخدامها وفقاً للاحتياجات ومتطلبات العمل والإشراف على ورشة الهيئـــة.
• القيام بأعمال الصيانة اللازمة للمباني والمرافق التابعة للهيئة ومتابعة تجهيزاتها.
• تولي شؤون الأمن والسلامة المتعلقة بسلامة الهيئة ومحتوياتها والعاملين فيها.
• تقديم الخدمات المتعلقة بإجراءات تذاكر السفر والتأشيرات لمن تقرر إيفادهم من الأعضاء والموظفين في مهام خارجية أو ضيوف الهيئة وتسهيل إجراءات ضيافتهم وكافة متطلبات العلاقات العامة.
• توثيق الصلة بين العاملين في الهيئة وتنمية الرابطة الاجتماعية بينهم.
• الإعداد والتحضير للقاءات والندوات الـــــــــتي تستضيفهــــا الهيئــــــــــــة.
• المشاركة في إعداد الترتيبات اللازمة لإقامة الندوات والمؤتمرات واللقاءات التي تنظمها الهيئة.
• وتباشر مهامهـــــا من خلال الأقسام التاليـــــــة:-
  • قسم المحفوظــــــــــــــــــــــــــــــــــات.
  • قسم الصيانة والخدمــــــات العامــــــــة.
  • قسم العلاقـــــــــــات العامـــــــــــــــــة.

ثالثاً:  إدارة الشـــــــؤون الماليـــــــــــة :-

وتختـــــــــص بمايلــــــــــــي :-

• إعداد مشروع الميزانية العامة للهيئة وتنفيذها ومسك السجلات والدفاتر والقيود المحاسبية واتخاذ كافة الإجراءات المحاسبية اللازمة لعمليات الصرف المختلفة  وفق الميزانيــة المعتمدة للهيئة.
• القيام بأعمال المشتريات وفق متطلبات واحتياجات الهيئة والإشراف على المخازن ومسك السجلات الخاصة بالمشتريات والمخازن وحفظ مستنداتها ووثائقها وفقاً للنظم المعمول بهــــا.
• إعداد الصكوك بما يطابق الاستمــــــارات الخاصـــــــــة بهــــــــــــا.
• إيداع الصكوك بحسابات الهيئة والسحب منها وإجراء عمليات الصرف  النقدي في الحالات التي تستوجب ذلك.
• مسك سجــلات الخزينة وقيد جميع البيانات المتعلقة بالتحصيل والإيداع والصرف منها ومباشرة جميــع الأعمال المتعلقــة بالخزينة وفقاً للتشريعات النافــــذة.
• الإشراف على مخازن الهيئة ومسك السجلات الخاصة بها وحفظ الوثائق  والمستندات المتعلقة بها والقيام بتخزين المواد الموردة للهيئة والتصرف فيها طبقاً للأحكام المقررة لذلك وحصر المواد المتهالكة التي لايمكن الاستفادة منها واقتراح كيفية التصرف فيها.
• أيـــة مهـــــام أخــــــرى تسنــــــد إليهـــــــــــــــــــــــــا.
• وتباشر مهامهـــــا من خلال الأقسام التاليـــــــة:-
  • قسم الشـــــــــــؤون الماليــــــــــــــــــــة.
  • قسم المشتريــــــــات والمخـــــــــــــــــازن.
  • قسم الخزينـــــــــــــــــــــــــــــــــــــة.

رابعاً: إدارة تنمية وتطوير المـــوارد البشريـــة والتعـــــــاون الدولي :-  

وتختـــــــــص بمايلــــــــــــي :-

• وضع الخطط والبرامج التدريبية لكافة أعضاء وموظفي الهيئة بما يرفع من كفاءة أدائهم والإشراف والمتابعة لموفدي الهيئة في الدورات أو بعثات دراسية داخلية أو خارجية وإعداد التقارير اللازمة عنهم وعن مستوى تحصيلهم العلمي.
• الإشراف على المحاضرات والندوات التي تسهم في صقل الأعضاء والرفع من كفاءتهم.
• الإشراف على المكتبات العلمية بالهيئة وفروعها وتوفير المراجع والدوريات لها.
• توثيق الصلة بين الهيئة والأجهزة والمنظمات الرقابية العربية والدولية ومتابعة برامج التعاون الدولي معها بما يسهم في رفع كفاءة العمل الرقابي بالهيئة وتبادل الخبرات.
• المشاركة في الدورات وورش العمل ذات الصلة بالعمل الرقابي التي تقيمها المنظمات الإقليمية والدوليـــــة.